QUY ĐỊNH CHỨC TRÁCH NHIỆM VỤ CBVC KHOA

        I.     PHÓ TRƯỞNG KHOA (PHỤ TRÁCH):  HỒ XUÂN ĐÔNG

-      Chỉ đạo và điều hành chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Học viện về toàn bộ hoạt động của Khoa

-      Phụ trách công tác tổ chức cán bộ trong Khoa, phân công hợp lý cán bộ hiện có của Khoa, Cán bộ quản lý các lớp, cán bộ giáo vụ, thu học phí, văn thư hành chính, tổ chức thi lại ở các địa phương, coi thi tuyển sinh, tốt nghiệp.

-      Tổ chức và thực hiện kế hoạch tuyển sinh và tốt nghiệp hệ tại chức hàng năm.

-      Quản lý và kiểm tra việc thực hiện Quy chế đối với hệ đào tạo tại chức trên cơ sở các văn bản của Bộ và Học viện về tuyển sinh, đào tạo, tốt nghiệp.

-      Tham gia xây dựng, cải tiến mục tiêu chương trình hệ đào tạo vừa làm vừa học.

-      Xây dựng và trình Giám đốc Học viện các Quy chế, Quy định liên quan đến đào tạo hệ vừa làm vừa học.

-      Giải quyết các trường hợp về chuyển trường.

-      Tổ chức xây dựng Kế hoạch đào tạo hệ vừa làm vừa học hàng năm theo Kế hoạch chung của Học viện, lập kế hoạch học bù, học lại và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

     -      Tổ chức viết giấy báo giảng, giới giới thiêu, thực tập tốt nghiệp theo Quyết định được giao nhiệm vụ Kế hoạch hàng năm của Giám đốc Học viện.

-      Theo dõi, quản lý toàn bộ tài sản của Khoa được Học viện giao.

-      Theo dõi số sinh viên đang học, Báo cáo đợt học, quản lý việc thực hiện các hợp đồng đào tạo và đôn đốc thu nộp học phí do Khoa quản lý.

-      Tổng hợp Báo cáo các kỳ học, phân loại sinh viên hệ vừa làm vừa học hàng năm, lưu giữ tài liệu.

-      Duyệt, tổ chức lưu giữ hồ sơ tuyển sinh và kiểm tra văn bằng đầu vào của các lớp, khóa.

-      Tổ chức quản lý đề thi các môn học và tham gia các công tác thanh tra đào tạo của Học viện.

-      Theo dõi tổ chức thi lại ở các đơn vị phối hợp quản lý đào tạo, phân công và kiểm tra cán bộ, giáo viên coi thi các lớp của Khoa quản lý.

-      Kiểm tra tình hình phân công và thực hiện kế hoạch giảng dạy, chấm thi, trả bài, trả điểm của các bộ môn.

-      Xác nhận sinh viên đang học các lớp, các khóa và kết quả học tập của sinh viên hàng năm và các năm, xác minh văn bằng tốt nghiệp; thay đổi chỉnh sửa thông tin văn bằng tốt nghiệp theo yêu cầu của cá nhân và tổ chức.

 II.     CÁN BỘ GIÁO VỤ VÀ QUẢN LÝ (GVCN):

1.   Lê Thanh Xuân

-      Giáo viên chủ nhiệm chịu trách nhiệm trước Trưởng khoa toàn bộ tình hình của lớp do mình chủ nhiệm.

-      Chuẩn bị tài liệu, số liệu cần thiết cho việc khai giảng lớp học tại chức tại các đơn vị phối hợp quản lý đào tạo. Tổ chức lớp, bầu ban cán sự, phổ biến quy chế học tập, kế hoạch đào tạo hàng năm, kiểm tra, thi kết thúc học phần và tốt nghiệp của hệ vừa làm vừa học.

-      Thu và kiểm tra văn bằng đầu vào của sinh viên, lập biên bản kiểm tra theo mẫu Quy định nhằm phục vụ công tác quản lý của Khoa.

-      Lập kế hoạch đào tạo cho từng khóa, từng lớp được phân công theo từng học kỳ và năm học, thông Báo kế hoạch đào tạo cho đơn vị phối hợp quản lý trước 1 tháng, viết giấy báo giảng chính xác, kịp thời gửi các Khoa, Bộ môn cùng với lãnh đạo Khoa điều chỉnh kế hoạch kịp thời khi cần thiết.

-      Phối hợp với Bộ phận quản lý đào tạo trên máy vi tính hoàn chỉnh danh sách sinh viên của lớp và cung cấp danh sách sinh viên từng lớp theo số môn học trong kỳ cho các Trung tâm trước đợt học, lập danh sách thi hết môn lần 1, lần 2, lần 3. Làm hợp đồng học bù, học lại cho sinh viên các khóa, các lớp theo kế hoạch.

-      Lưu giữ bảng điểm gốc, thông báo kịp thời kết quả các môn thi kỳ học trước (bảng sao điểm) cho sinh viên và cán bộ quản lý lớp học ở địa phương. Chuẩn bị đầy đủ kịp thời các tài liệu có liên quan đến tổ chức thi lại trong từng học kỳ.

-      Kiểm tra việc bảo đảm các điều kiện về ăn ở, phương tiện đi lại, đưa đón giảng viên của các Trung tâm ở các địa phương theo hợp đồng đã ký.

-      Tập hợp ý kiến của đơn vị hợp tác quản lý và sinh viên về sự phối hợp giữa đơn vị hợp tác quản lý và Học viện trong quản lý đào tạo hệ vừa làm vừa học.

2.      Nguyễn Đức Chính:

-      Phân loại và giử giấy báo giảng tới các môn trong Học viện.

-      Tổng hợp theo sõi lịch xe đưa đón giảng viên ở các địa phương, lên kế hoạch xe đón hàng tháng.

-      Tham gia vào các công tác khác theo yêu cầu của lãnh đạo Khoa như trực tối, coi thi hết môn các lớp…

-      Tham gia chủ nhiệm 1 số lớp theo yêu cầu của lãnh đạo khoa.

3. Nguyễn Ngọc Trinh:

-      Theo dõi học bù, học lại các môn của sinh viên các khóa, thông báo miễn học, miễn thi, bảng điểm học tập.

-      Lưu giữ bảng điểm tổng hợp từng lớp, từng khóa, các sổ điểm, quản lý danh sách sinh viên ký nhận bằng tốt nghiệp, bằng tốt nghiệp của sinh viên thi lại, sinh viên chưa nhận bằng của các khóa.

-      Tham gia vào các công tác khác theo yêu cầu của lãnh đạo Khoa như trực tối, coi thi hết môn các lớp…

-      Mở sổ theo dõi: Nhận, chuyển, trình ký các công văn tài liệu đi, đến liên quan đến Khoa và Học viện.

-      Tham gia chủ nhiệm 1 số lớp theo yêu cầu của lãnh đạo khoa.

     III.     CÁN BỘ VĂN PHÒNG

        Nguyễn Đức Chính:

-      Thu học phí của sinh viên các lớp do Học viện giao cho Khoa quản lý, nộp kịp thời, đầy đủ vào Ban Tài chính kế toán của Học viện.

-      Theo dõi các khoản thu theo Quy định của Giám đốc Học viện, thanh quyết toán với Ban Tài chính kế toán theo từng học kỳ.

-      Nhận bảng điểm thi  và bài thi hết môn, mở sổ theo dõi việc giao nhận bài thi, bảng điểm thi, quản lý bài thi theo quy định.

-      Giao và foto bảng điểm: Bảng gốc giao cho GVCN quản lý, 1 bản foto gửi Bộ môn bà 1 bản foto gửi đơn vị hợp tác quản lý.

-      Mua và bảo quản hồ sơ, bằng tốt nghiệp và các loại văn phòng phẩm

-      Tham gia chủ nhiệm 1 số lớp theo yêu cầu của lãnh đạo khoa.